1- INTRODUCTION

P.D.G. Industries inc., 9089-8131 Québec (P.D.G. Mécanique-Soudure) et 9109-2312 Québec inc. (ci-après collectivement désignées « PDG ») est un groupe d’entreprises œuvrant dans le domaine de la mécanique, de la plomberie, de la soudure, de l’électricité, de la location de personnel et de la fabrication. Dans la conduite de nos affaires, nous recueillons et conservons des renseignements personnels de nos clients et de tiers.

Nous reconnaissons l’importance fondamentale de protéger les renseignements personnels que nous recueillons. C’est pourquoi nous nous dotons de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après « Politique »), laquelle est établie en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

En faisant affaires avec PDG, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels en conformité avec la présente Politique.

2- LES OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

La présente Politique a pour objectif d’informer sur le processus interne de collecte, de conservation, d’utilisation et de destruction des renseignements personnels, de présenter les normes quant au traitement des renseignements personnels, d’expliquer les rôles et les responsabilités des membres de notre équipe et d’informer sur vos droits en lien avec vos renseignements personnels.

3- LES TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

Divers renseignements personnels sont susceptibles d’être collectés lorsque vous faites affaire avec nous ou lorsque vous nous contactez, dont notamment :

• des informations personnelles, comme votre nom, votre prénom, votre date de naissance ou votre numéro d’assurance sociale;
• des informations relatives à votre adresse, comme votre adresse résidentielle ou votre adresse professionnelle;
• des coordonnées, comme votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone;
• des informations professionnelles, comme le nom de votre employeur ou votre fonction au sein de l’organisation pour laquelle vous travaillez;
• des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, vos coordonnées bancaires, un spécimen de chèque ou toute autre information de paiement;
• des informations relatives au recrutement, comme vos expériences professionnelles, votre scolarité ou toute autre information qui fait partie de votre CV;
• des informations sur les fichiers de témoins (cookies), comme votre adresse IP, la langue de correspondance et des informations de géolocalisation.

Lorsque nous colligeons des informations, nous nous assurons que celles-ci soient pertinentes et essentielles pour les fins visées. Pour en savoir plus sur les fins visées par la collecte de renseignements, nous vous invitons à consulter la section V de la présente Politique.

4- LA MÉTHODE DE COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous lors de nos interactions professionnelles, lorsque vous visitez notre site web, lorsque vous nous faites une demande de soumission ou lorsque vous nous contactez par courriel, par téléphone ou via la section réservée à cet effet sur notre site web.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, lorsque nous obtenons un consentement à cet effet ou lorsque la loi nous l’autorise ou l’exige.

Finalement, nous pouvons recueillir des informations personnelles qui sont accessibles au public sur divers sites web et réseaux sociaux.

5- LES FINS POUR LESQUELLES LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS

Les renseignements personnels qui sont colligés par PDG sont utilisés exclusivement pour les fins suivantes :

• afin de réaliser les mandats et les contrats qui nous sont confiés;
• pour assurer la facturation de nos dossiers et le recouvrement de nos créances;
• pour des fins de marketing, de développement des affaires et pour communiquer avec vous;
• afin de personnaliser ou améliorer votre expérience sur notre site web;
• à des fins de recrutement et pour traiter les candidatures reçues;
• afin de satisfaire à nos obligations légales et réglementaires;
• pour toutes autres fins consenties.

6- LES PERSONNES AYANT ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

À l’intérieur de notre organisation, les membres de notre personnel ont accès à vos renseignements personnels lorsque cela est requis pour l’exercice de leurs fonctions. Aucune consultation, utilisation ou communication n’est tolérée autrement que pour l’accomplissement des fins pour lesquelles ces données ont été recueillies.

Outre aux employés autorisés de PDG, nous pouvons partager les renseignements personnels détenus uniquement aux tiers suivants dans les circonstances ci-après mentionnées:

• Auprès de notre fournisseur de services informatiques, d’hébergement et de conservation de données (backup) : afin que celui-ci effectue des copies de sauvegarde de nos dossiers;
• Auprès de tiers lorsque la loi nous l’exige.

7- LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

PDG s’assure que vos renseignements personnels soient conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été colligés. À moins d’exception, notamment en cas d’obligation légale ou réglementaire, nous supprimons de façon définitive et sécurisée les renseignements personnels que nous détenons une fois que les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été colligées sont accomplies ou lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires à de telles fins.

8- LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

PDG met en place diverses mesures physiques, technologiques et procédurales afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation ou divulgation non autorisés.

Les renseignements personnels sont conservés dans nos serveurs informatiques ainsi que chez notre fournisseur de services informatiques, d’hébergement et de conservation de données (backup). L’ensemble des serveurs qui contiennent les informations personnelles recueillies sont situés exclusivement au Canada, soit dans la province de Québec ou en Ontario. Les informations qui se trouvent sur des serveurs en Ontario sont soumises aux lois de cette province. Tant PDG que son fournisseur de services informatiques, d’hébergement et de conservation de données sont soumis aux lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels détenus par PDG peuvent également se trouver dans des dossiers papier. Ces copies papier sont conservées de façon sécurisée dans nos bureaux physiques, soit dans un local sécurisé, barré et non accessible au public.

Seuls les membres de notre personnel autorisés et qui doivent traiter vos renseignements personnels pour les fins auxquelles ceux-ci ont été recueillis peuvent y accéder. Tous les membres de notre personnel sont soumis à une obligation de confidentialité en lien avec les informations personnelles qu’ils consultent ou utilisent dans le cadre de leur travail.

Tous les fournisseurs de services, partenaires et autres tiers qui pourraient recevoir la communication de renseignements personnels sont également tenus contractuellement à des obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

9- INCIDENTS DE SÉCURITÉ

Un incident de confidentialité se définit par l’accès prohibé à un renseignement personnel, son utilisation, sa communication ou sa perte. Malgré toutes les mesures de protection mises en place par PDG, nous ne sommes pas à l’abri d’un incident de sécurité qui peut survenir, par exemple par une intrusion dans nos serveurs.

Advenant qu’un tel incident survienne, nous nous engageons à prendre les mesures nécessaires pour minimiser tout préjudice qui pourrait être causé et pour éviter qu’un tel évènement ne se reproduise.

Si vous avez des motifs raisonnables de croire que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis est compromise, contactez-nous immédiatement à [email protected]

10- VOS DROITS ET VOS OBLIGATIONS À PROPOS DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tout temps, vous avez le droit d’exiger l’accès à vos renseignements personnels et la rectification de ceux-ci, sauf lorsque la Loi nous permet ou nous exige d’en refuser l’accès.

Toute demande d’accès ou de rectification des renseignements personnels doit être acheminée par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels de PDG, Mme Vanessa Lehouiller, à l’adresse courriel suivante : [email protected]. Nous assurerons un suivi à toute demande d’accès ou de rectification des renseignements dans les 30 jours de la réception de la demande.

11- NOS COORDONNÉES

Pour toutes questions ou pour tout commentaire sur la présente Politique, nous vous invitons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, Mme Vanessa Lehouiller, aux coordonnées suivantes :

Mme Vanessa Lehouiller

P.D.G. Industries inc.

2888, Chemin Sullivan

Val-d’Or (Québec) J9P 0B9

Tél. : (819) 874-3435, poste 202

Télécopieur : 1 866 430-4516

Courriel : [email protected]

12- MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Nous pouvons modifier la présente Politique périodiquement et sans préavis. Nous vous invitons donc à la consulter ponctuellement pour prendre connaissance des dernières mises à jour.

Mise à jour : février 2024